Inhouse GPT für das Unternehmens-
wissen

Unternehmenswissen vollkommen digitalisieren und dynamisch abrufbar machen, z.B. interne Dokumente, Mehrsprachigkeit, Services, Produkte, DMS, ERP-, CRM-Schnittstelle etc.

Herausforderung

Ansatz

Ergebnis

In vielen Unternehmen ist relevantes Wissen über verschiedene Systeme, Abteilungen und Dokumente verteilt. Informationen befinden sich in SharePoint-Ordnern, PDF-Dokumenten, E-Mails, Handbüchern, Serviceleitfäden oder internen Richtlinien. Mitarbeitende verbringen täglich wertvolle Zeit damit, Informationen zu suchen oder Rückfragen an Kollegen zu stellen.

Gerade bei neuen Mitarbeitenden, internationalen Standorten oder komplexen Produktportfolios entstehen ineffiziente Abstimmungen, Medienbrüche und Wissenssilos. Zudem besteht das Risiko, dass veraltete Dokumente genutzt oder Informationen falsch interpretiert werden.

Gesucht war eine Lösung, die internes Wissen zentral zugänglich macht, Fragen automatisch beantwortet und Mitarbeitenden einen schnellen, strukturierten Zugang zu relevanten Informationen ermöglicht. Und das sicher, nachvollziehbar und mehrsprachig.

Wir entwickelten ein unternehmensinternes GPT-System („Inhouse GPT“), das auf bestehende Dokumente, Wissensdatenbanken und interne Inhalte zugreift und diese kontextbezogen auswertet.
Durch den Einsatz von Generativer KI in Kombination mit einer strukturierten Dokumentenanbindung (SharePoint, ERP, Intranet, DMS, CRM etc.) können Mitarbeitende Fragen in natürlicher Sprache (mehrsprachig) stellen und erhalten präzise, quellenbasierte Antworten in Echtzeit.

Die Lösung umfasst:

• Dokumenten- und Systemanbindung: Integration interner Wissensquellen wie Richtlinien, Handbücher, Produktdokumentationen, Serviceanleitungen und Systeme wie ERP (Optionen infor, S/4HANA, ProAlpha, Business Central), DMS, CRM

• Kontextbasierte Antwortgenerierung: KI analysiert Inhalte semantisch und liefert strukturierte, verständliche Antworten auf Mitarbeiterfragen

• Mehrsprachigkeit: Automatische Beantwortung von Anfragen in verschiedenen Sprachen

• Zugriffskontrolle & Sicherheit: Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass nur autorisierte Inhalte angezeigt werden

Das Inhouse GPT reduziert Suchzeiten erheblich und steigert die Effizienz interner Abläufe. Mitarbeitende erhalten sofortige Antworten auf wiederkehrende Fragen, ohne lange Dokumente durchsuchen oder Kollegen konsultieren zu müssen.
Wissen wird zentral zugänglich, transparenter und skalierbar. Und das unabhängig von Standort oder Abteilung.

Ergebnisse im Überblick:

• Schnellere Informationsbeschaffung: Antworten in Sekunden statt langwieriger Recherche

• Weniger interne Rückfragen: Entlastung von Fachabteilungen und Supportteams

• Höhere Produktivität: Mitarbeitende konzentrieren sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben statt einzelne Informationen zu finden

• Bessere Wissensnutzung: Bestehende Dokumente werden aktiv nutzbar gemacht statt nur archiviert

Branche

Projektdauer

Maschinen- und Anlagenbau

3 Monate