Automatisierte
Ausschreibungs­analyse

(Gen)AI analysiert Ausschreibungen, prüft Relevanz nach Kriterien und bewertet passende Vergaben schneller

Herausforderung

Ansatz

Ergebnis

Die Analyse öffentlicher Ausschreibungen ist für viele Unternehmen ein zeitintensiver und repetitiver Prozess. Ausschreibungsunterlagen müssen manuell gesichtet, bewertet und mit internen Eignungskriterien abgeglichen werden.
Erschwerend kommt hinzu, dass die Dokumente oft in unterschiedlichen Formaten wie PDF oder Excel vorliegen, was eine strukturierte Analyse behindert.

Ein automatisierter Abgleich zwischen Ausschreibungsanforderungen und internen Kriterien fehlt bislang. Hinzu kommt, dass relevante Informationen aus den Unterlagen häufig schwer auffindbar sind, was die Entscheidungsfindung zusätzlich verzögert.

Mit dem Einsatz von Generativer KI (GenAI) wurde ein System entwickelt, das den Ausschreibungsabgleich automatisiert und vereinfacht. Die Lösung nutzt KI-gestützte Texterkennung, intelligentes Crawling und semantische Analyse, um relevante Inhalte aus verschiedenen Dokumenttypen wie PDF- und Excel-Dateien zu extrahieren und zu bewerten.

Die Lösung umfasst:

• Automatisierte Inhaltsextraktion: Relevante Informationen (z. B. Referenzen, Ausschlusskriterien) werden aus unterschiedlichen Dokumenten identifiziert und aufbereitet

• KI-basierter Abgleich: Die gewonnenen Daten werden mit internen Checklisten und Eignungskriterien verglichen, um die Passgenauigkeit zu bewerten

• Intelligente Suche und Filterung: Durch automatisiertes Crawling werden geeignete Ausschreibungen schneller gefunden und priorisiert

• KI-Assistenten im Einsatz: GenAI-basierte Tools unterstützen Fachabteilungen bei der Beurteilung von Anforderungen und beantworten spezifische Fragen direkt im Prozess

Die automatisierte Ausschreibungsanalyse durch KI sorgt für eine deutliche Entlastung und beschleunigt den gesamten Bewertungsprozess.
Unternehmen können relevante Ausschreibungen schneller identifizieren, Entscheidungen auf Basis aktueller Daten treffen und den manuellen Aufwand erheblich reduzieren.

Ergebnisse im Überblick:

• Deutlich geringerer Zeitaufwand: Der automatisierte Prozess spart durchschnittlich rund 2,5 Stunden pro Ausschreibung

• Schnellere Entscheidungsfindung: Relevante Inhalte werden automatisch extrahiert und bewertet

• Höhere Datenqualität: KI-gestützte Prüfungen sorgen für konsistente und korrekte Ergebnisse

• Effizientere Prozesse: Die Automatisierung entlastet Fachabteilungen und ermöglicht eine fokussierte Priorisierung geeigneter Ausschreibungen

Branche

Projektdauer

Maschinen- und
Anlagenbau

4,5 Monate