KI-basierte Angebots​erstellung für Ersatzteile im Maschinenbau

(Gen)AI beantwortet Ersatzteilanfragen automatisch – vom Foto oder der E-Mail bis zum fertigen Angebot. Egal ob die Stammdaten im ERP liegen, in Altsystemen oder im DMS.

Herausforderung

Ansatz

Ergebnis

In vielen Maschinenbau- und Pumpenherstellern ist die Bearbeitung von Ersatzteilanfragen ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Anfragen kommen unstrukturiert per E-Mail oder Foto herein – oft nur mit einem Typenschild oder einer längst abgekündigten Teilenummer. Die Identifikation des richtigen Teils erfordert mühsame Recherche in ERP, Altsystemen, Zeichnungsarchiven und im DMS.

Oft gehen wertvolle Stunden bis Tage verloren, bis das Teil gefunden, das Angebot erstellt und abgestimmt ist. Gesucht war eine Lösung, die Ersatzteilanfragen direkt verarbeitet, das richtige Teil systemübergreifend identifiziert, Angebote automatisch erstellt und so Service- und Vertriebsteams deutlich entlastet.

Wir entwickelten eine Lösung zur automatisierten Bearbeitung von Ersatzteilanfragen durch KI, die den gesamten Prozess von der eingehenden Anfrage bis zum fertigen Angebot digitalisiert und beschleunigt.

Durch den Einsatz von Generativer KI werden unstrukturierte Anfragen – ob E-Mail, Typenschild-Foto oder alte Teilenummer – automatisch verstanden und direkt verarbeitet.

Die Lösung umfasst:

• Direkte Anfrageverarbeitung: Ersatzteilanfragen per E-Mail, Foto oder Messenger werden automatisch erfasst, interpretiert und der richtigen Maschine zugeordnet – auch bei unvollständigen oder veralteten Angaben

• Systemübergreifende Teile-Identifikation: Die KI durchsucht ERP, Altsysteme, DMS und Zeichnungsarchive und ermittelt das passende Teil direkt aus der Stückliste der jeweiligen Maschine – auch wenn es im ERP nicht mehr gepflegt ist, inklusive Nachfolge- und Alternativteilen

• Automatische Angebotserstellung: Aktuelle Preis-, Bestands- und Kundendaten aus ERP und CRM fließen direkt in ein versandfertiges Angebot

• Fehlerreduktion und Kontrolle: KI-gestützte Prüfungen sichern die Genauigkeit; bei unsicheren Fällen wird gezielt ein Mitarbeiter zur Freigabe eingebunden

Die automatisierte Bearbeitung von Ersatzteilanfragen durch KI schafft spürbare Entlastung im Service- und Vertriebsalltag. Statt stundenlang in ERP, Altsystemen und Zeichnungsarchiven nach dem richtigen Teil zu suchen, können sich Mitarbeitende wieder auf den direkten Kundenkontakt und die anspruchsvollen Fälle konzentrieren.

Wissen, das bisher nur in den Köpfen erfahrener Mitarbeiter oder in verstreuten Altdaten lag, wird systematisch nutzbar – und der gesamte Prozess läuft deutlich schneller und nachvollziehbarer ab.

Ergebnisse im Überblick:

• Schnellere Reaktionszeiten: Ersatzteilanfragen werden in Minuten statt Tagen beantwortet – auch bei Altmaschinen und unvollständigen Angaben

• Weniger Suchaufwand: Die Teile-Identifikation über Stückliste, ERP und DMS entfällt als manuelle Recherche – Angebote entstehen in Minuten statt Stunden bzw. in Stunden statt Tagen

• Höhere Genauigkeit: Automatische Validierungen und gezielte Freigaben minimieren Falschlieferungen und Rückfragen

• Gesichertes Wissen: Die Erfahrung langjähriger Mitarbeiter steckt nicht mehr nur in Köpfen – neue Kollegen können Anfragen vom ersten Tag an bearbeiten

Branche

Projektdauer

Maschinenbau, Sondermaschinenbau, Anlagenbau, Pumpenhersteller etc.

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